POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV
Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z Inštitut za razvoj in inovacije Ljubljana, d.o.o., Čufarjeva ulica 5, 1000 Ljubljana, Slovenija (v nadaljevanju: podjetje) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje.
Spletna stran eap.si, preko katere se predstavlja javnosti, je last podjetja Inštitut za razvoj in inovacije Ljubljana, d.o.o.
Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kak način naše podjetje kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.
KONTAKTNA OSEBA ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko glede vseh vprašanj, povezanih z obdelavo njihovih osebnih podatkov in uresničevanjem njihovih pravic na podlagi Splošne uredbe stopijo v kontakt z nami:
Inštitut za razvoj in inovacije Ljubljana, d.o.o.
Čufarjeva ulica 5, 1000 Ljubljana, Slovenija
E-pošta: info@iri-lj.si
NAMENI OBDELAVE IN PODLAGE ZA OBDELAVO PODATKOV
Podjetje zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
- obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
- obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
- obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
- posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
- obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
IZPOLNITEV ZAKONSKE OBVEZNOSTI
Na osnovi določil v zakonu podjetje obdeluje predvsem podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna zakonodaja. Tako podjetje na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.
IZVAJANJE POGODBE
V primeru, ko s podjetjem kot posameznik sklenete pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, podjetje ne more skleniti pogodbe, prav tako vam podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo.
ZAKONITI INTERES
Podjetje lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa podjetje vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
OBDELAVA NA PODLAGI PRIVOLITVE OZ. SOGLASJA
Podjetje posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
- naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije,
- davčna številka oziroma EMŠO za namene morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo računa),
- fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. Objava slik posameznikov na spletni strani podjetja) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih podjetja;
- druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.
Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na info@iri-lj.si ali z redno pošto na naslov podjetja.
HRAMBA IN IZBRIS OSEBNIH PODATKOV
Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.
Osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.
Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh.
Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Po preteku obdobja hrambe mora podjetje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.
POGODBENA OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV IN IZNOS PODATKOV
Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje so predvsem:
- ponudniki pravnega in poslovnega svetovanja;
- vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
- vzdrževalci informacijskih sistemov;
- ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Telekom, Microsoft, Google);
- ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).
Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.
Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
PIŠKOTKI
Spletna stran podjetja deluje s pomočjo t.i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.
PIŠKOTKI NA STRANI
| Ime piškotka | Čas trajanja | Funkcija | Dodatno |
| _fbp | 1 mesec | Uporablja ga Facebook za dostavo niza oglasnih izdelkov, kot so ponudbe v realnem času od tretjih oglaševalcev. | |
| _ga | 2 leti | Registrira edinstven ID, ki se uporablja za ustvarjanje statističnih podatkov o tem, kako obiskovalec uporablja spletno mesto. | |
| _gat | 24 ur | Uporablja se za regulacijo hitrosti zahteve. | |
| _gid | 24 ur | Registrira edinstven ID, ki se uporablja za ustvarjanje statističnih podatkov o tem, kako obiskovalec uporablja spletno mesto. | |
| _cookie_notice_accepted | 1 leto | Zabeleženo strinjanje s piškotki | |
| PHPSESSID | 1 leto | PHP seja na celotni spletni strani | |
| woocommerce_cart_hash | 1 leto | Uporablja se za vzdrževanje trenutne nakupovalne košarice | |
| woocommerce_items_in_cart | 1 leto | Zabeleži število artiklov v košarici | |
| wordpress_logged_in_* | 72 ur | Uporablja se za beleženje prijav s sistem WordPress | * označuje poljubno identifikator uporabnika |
| wp_woocommerce_session | 72 ur | Seja, ki spremlja nakupovanje na spletni strani | |
| wp_settings-* | 1 leto | Uporablja se za ohranitev uporabniške konfiguracije wp-admin. | * označuje poljubno identifikator uporabnika |
| wp_settings-time-* | 1 leto | Čas nastavitve WordPress nastavitev za uporabnika | “*” označuje poljubno identifikator uporabnika |
| wordpres_test_cookie | Seja | Preveri, če se lahko namesti piškotek | |
| woocommerce_recently_viewed cookie | 1 leto | Nedavno ogledani izdelki |
VAROVANJE PODATKOV IN TOČNOST PODATKOV
Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.
PRAVICE POSAMEZNIKA GLEDE OBDELAVE PODATKOV
V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:
- Zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
- Zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima podjetje ter preveri, ali jih podjetje obdeluje zakonito.
- Zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
- Zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
- Ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se podjetje sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če podjetje obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja.
- Zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da podjetje ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov.
- Zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
- Prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo podjetje prenehalo obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejel, razen če podjetje nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.
Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na info@iri-lj.si ali z redno pošto na naslov podjetja. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko podjetje zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko podjetje zahtevo tudi zavrne.
V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti moralo podjetje od vas zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.
Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na naše podjetje preko elektronske pošte na info@iri-lj.si ali z redno pošto na naslov podjetja.
